Le dossier de réponse à un marché public comprend :

• la candidature, qui permet à l'acheteur d'évaluer l'aptitude du candidat à exercer son activité professionnelle et ses capacités économiques et financières,
• l'offre, qui constitue la réponse au besoin exprimé par l'acheteur. Elle comprend, en particulier, le prix des prestations et les moyens mis en œuvre pour réaliser la demande.

L'analyse de la candidature et celle de l'offre sont distinctes.

Le candidat doit fournir dans son dossier de candidature les pièces suivantes :

• Déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun cas d'interdiction de soumissionner à un marché public 
• Documents et renseignements qui permettent à l'acheteur de vérifier son aptitude à exercer son l'activité professionnelle, ses capacités économique, financière, techniques et professionnelles.

Il doit indiquer s'il a recours à d'autres fournisseurs ou prestataires.

Dans le dossier de candidature, l'acheteur ne peut demander que des renseignements et des documents figurant dans une liste fixée réglementairement. Dans ce cadre, il peut demander des documents concernant la capacité économique et financière des candidats. Exemples :

• Déclaration concernant le chiffre d'affaires du candidat (global ou uniquement celui du domaine d'activité qui fait l'objet du marché) des 3 derniers exercices au maximum
• Déclarations de banques ou preuve d'une assurance des risques professionnels
• Bilans (ou extraits de bilan) des 3 dernières années.

Pour juger des capacités techniques et professionnelles des candidats, la réglementation fixe la liste des justificatifs qu'un acheteur peut notamment demander :

• Liste des travaux exécutés au cours des 5 dernières années 
• Effectif moyen annuel pendant les 3 dernières années 
• Indication des titres d'études et professionnels du candidat et/ou des cadres de l'entreprise
• Description de l'outillage dont le candidat disposera pour la réalisation du marché 
• Mesures de gestion environnementale que le candidat appliquera lors de l'exécution du marché

Il faut donc lire attentivement les documents de la consultation et/ou l'avis de marché pour connaître les attentes de l'acheteur.

Les candidats sont dispensés de fournir les documents s'ils peuvent être obtenus gratuitement en ligne, à condition qu'ils fournissent les informations nécessaires à leur consultation. Ils peuvent indiquer une adresse internet, des identifiants ou/et mots de passe nécessaires pour permettre à l'acheteur d'accéder aux documents.

Si une candidature ne contient pas toutes les pièces, l'acheteur peut demander au candidat de compléter son dossier dans un délai raisonnable et identique pour tous.

L'acheteur ne peut pas imposer la fourniture de documents originaux, de copie certifiée conforme ou de traduction certifiée.

L'acheteur peut aussi prévoir que les candidats ne sont pas tenus de fournir les documents déjà transmis dans le cadre d'une précédente consultation et qui sont toujours valides.

En cas de candidature groupée, d'autres documents peuvent être demandés (pouvoirs donnés au mandant, par exemple).

Si le candidat s'appuie sur les capacités techniques, professionnelles, financières et économiques d'autres fournisseurs ou entrepreneurs, il doit justifier aussi de leurs capacités.

Document unique de marché européen (Dume)

Parmi les documents de la consultation, l'acheteur peut mettre à la disposition des candidats un document unique de marché européen (Dume), à la place des documents suivants :

• Déclaration sur l'honneur du candidat de n'entrer dans aucun cas d'interdiction de soumissionner à un marché public 
• Documents et renseignements demandés pour vérifier l'aptitude à exercer l'activité professionnelle, les capacités économique et financière et les capacités techniques et professionnelles 
• Recours aux capacités d'autres fournisseurs ou prestataires

Un document unique de marché européen déjà utilisé dans une procédure antérieure peut être accepté à condition de confirmer que les informations qui y figurent sont toujours valables.

L'acheteur peut aussi exiger que ce document soit rédigé en français. Dans ce cas, il l'indique dans les documents de la consultation.

Les entreprises ou fournisseurs ont la possibilité de candidater via le DUME. Les acheteurs ne peuvent plus s'opposer au recours du formulaire Dume par les candidats.

Certificats supplémentaires

Pour vérifier que le candidat satisfait aux conditions de participation à la procédure, l'acheteur demande des justificatifs.

Le candidat peut être inscrit sur une liste officielle d'opérateurs agréés d'un État de l'Union européenne ou disposer d'un certificat délivré par un organisme de certification. Dans ce cas, le candidat peut présenter un certificat d'inscription ou le certificat délivré par l'organisme de certification à la place des justificatifs demandés.

Cependant, un certificat supplémentaire est quand même demandé lors de l'attribution du marché pour vérifier aussi la régularité de sa situation fiscale et sociale. Ce certificat est délivré par l'administration compétente et prouve que le candidat respecte ses obligations fiscales et sociales.

L'offre doit comporter :

• une offre financière comportant des pièces relatives au prix du marché public,
• une offre technique comportant des documents concernant les moyens techniques mis en œuvre pour le marché public.

L'offre doit être transmise en une seule fois. Si plusieurs offres sont transmises successivement, seule la dernière reçue est examinée. Pour modifier une offre déjà réceptionnée, le candidat doit en transmettre une nouvelle intégralement avant la fin du délai de réponse. Celle-ci sera admise et la première rejetée sans être ouverte.

L'organisme peut demander que l'offre soit accompagnée d'échantillons, de maquettes, etc. Si cette demande implique un investissement, elle peut donner lieu au versement d'une prime dont le montant est indiqué dans les documents de la consultation.